De Werkkostenregeling (WKR) kan een hoofdbreker zijn voor veel werkgevers. Het bewaken van het budget en het voorkomen van eindheffingen vereist een goede planning en strategie. Gelukkig biedt de personeelsvereniging kansen voor werkgevers om het meeste uit de WKR te halen zonder de vrije ruimte te overschrijden. Dit artikel verkent hoe de personeelsvereniging een rol kan spelen in de WKR en welke voordelen dit kan bieden.

Als je meer weten over hoe het zit met bedrijfsuitjes of teambuilding en de wkr.

PV inzetten zonder de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling

Binnen de WKR kan de personeelsvereniging functioneren als een middel om onbelaste kostenvergoedingen en/of verstrekkingen aan werknemers te bieden. Dit biedt niet alleen een fiscaal voordeel voor de werkgever, maar ook een extra stimulans voor werknemers om lid te worden van de personeelsvereniging.

Buiten de WKR regeling: Bijdrage Werkgever aan de Personeelsvereniging

Het is duidelijk dat de WKR het speelveld heeft veranderd als het gaat om onbelaste vergoedingen. Toch biedt een personeelsvereniging kansen voor werkgevers om op een andere manier bij te dragen. Hier zijn echter wel strikte voorwaarden aan verbonden:

1. Onafhankelijkheid van de Personeelsvereniging: De vereniging moet autonoom functioneren, los van de invloed van de werkgever. Het bestuur van de vereniging moet zelfstandig besluiten kunnen nemen over uitgaven, zonder dat de werkgever hierover zeggenschap heeft. Dit waarborgt de integriteit van de vereniging en benadrukt dat het een entiteit van de werknemers is.

2. Geen Uitkeringen: De vereniging mag geen uitkeringen doen aan de leden. Dit betekent dat contributies niet kunnen worden terugbetaald, zelfs niet als werknemers de organisatie verlaten.

3. Gelijke Bijdragen: De werkgever kan bijdragen aan de personeelsvereniging, maar deze bijdrage mag niet hoger zijn dan wat de werknemers zelf inleggen. In feite kan de werkgever de bijdrage van de werknemers verdubbelen, maar niet meer.

4. Soort Activiteiten: De activiteiten die door de personeelsvereniging worden georganiseerd, moeten een incidenteel karakter hebben en moeten worden gezien als secundaire voorzieningen voor werknemers. Dit omvat zaken zoals feesten, uitstapjes en workshops. Duurdere activiteiten, zoals het huren van vakantiehuizen, zijn over het algemeen uitgesloten. Secundaire voorzieningen kunnen ook zaken zijn zoals groepskortingen.

5. Toegankelijkheid: Minstens 75% van de werknemers op een bepaalde locatie moet de mogelijkheid hebben om lid te worden van de personeelsvereniging. Het is echter niet verplicht dat deze 75% ook daadwerkelijk lid is. Het belangrijkste is dat ze de optie hebben.

Voorwaarden en Mogelijkheden onbelast en fiscaal aftrekbaar sponsoren

Er zijn enkele belangrijke voorwaarden waaraan voldaan moet worden om deze voordelen te realiseren:

1. De bijdrage van de werkgever aan de personeelsvereniging mag in een periode van vijf jaar niet meer zijn dan wat de werknemers gezamenlijk bijdragen.
2. De vereniging mag geen uitkeringen doen in specifieke situaties zoals ziekte of overlijden.
3. Werknemers mogen geen aanspraak maken op een uitkering van de vereniging.

Wanneer aan deze voorwaarden wordt voldaan, kunnen werknemers genieten van diverse voordelen zoals verjaardags- of kerstgeschenken en het personeelsfeest zonder dat deze ten laste komen van het werkkostenbudget.

Een Spaarpot voor de Toekomst

Een ander voordeel van de personeelsvereniging binnen de WKR is de mogelijkheid om als spaarpot te functioneren. Als een werkgever aan het einde van het jaar vrije ruimte over heeft binnen de WKR, kan deze niet worden overgedragen naar het volgende jaar. De personeelsvereniging, daarentegen, kan ongebruikte budgetten opsparen en deze in latere jaren gebruiken voor speciale evenementen of activiteiten.

Oprichten van een Personeelsvereniging

Heb je nog geen personeelsvereniging, overweeg dan om er een op te richten. Het oprichten van een PV gaat op dezelfde manier als ieder andere vereniging.

Belastingdienst en belastingadviseur

Om ervoor te zorgen dat alles binnen de regels gebeurd is het aan te raden je goed te laten informeren of jullie situatie het toestaat voordeel te behalen via de personeelsvereniging. Overleg daarom altijd eerst met je belastingadviseur. Dit artikel geeft richtlijnen waar geen conclusies uit getrokken mogen worden. 

Het organiseren van bedrijfsuitjes, teambuilding activiteiten en feesten is een manier om werknemers te belonen, te motiveren en de teamgeest te versterken. Maar hoe worden deze kosten fiscaal behandeld onder de Werkkostenregeling (WKR) in Nederland? In deze blog duiken we in de fiscale aspecten en geven we inzicht in wat wel en niet mag onder de WKR.

Wat is de Werkkostenregeling (WKR)?

De Werkkostenregeling (WKR) is een fiscale regeling die het voor werkgevers mogelijk maakt om onbelaste vergoedingen aan werknemers te geven. Er is een bepaald budget, de zogenaamde ‘vrije ruimte’, waarbinnen vergoedingen en verstrekkingen onbelast kunnen blijven. Vergoedingen die buiten deze vrije ruimte vallen, worden belast tegen een eindheffing.

Teamuitje of personeelsfeest binnen de wkr regeling

1. De vrije ruimte van wkr

Als de totale kosten van alle vergoedingen en verstrekkingen, zoals bedrijfsuitjes, binnen de vrije ruimte van de WKR blijven, zijn deze onbelast. Dit betekent dat de werknemer hierover geen belasting hoeft te betalen en de werkgever evenmin.

In 2023 is de vrije ruimte tijdelijk verruimd tot 3% bij een loonsom van € 400.000,-. Dit betekent dat bij een loonsom van exact €400.000, de vrije ruimte €12.000 is. Dit maakt het dit jaar extra aantrekkelijk om gebruik te maken van de WKR.

Voorbeelden gebruik vrije ruimte:

• Bedrijfsuitje op de werkplek: De nihilwaardering geldt voor evenementen op de werklocatie. Voor maaltijden op de werkplek wordt €3,35 berekend tot het loon, maar dit kan ook worden aangewezen als eindheffingsloon.
• Bedrijfsbijeenkomst op externe locatie: De invulling van de bijeenkomst is van belang. Het zakelijke karakter moet de boventoon voeren.

2. Buiten de vrije ruimte

Als de kosten boven de vrije ruimte uitkomen, dan moet over het meerdere een eindheffing van 80 % worden betaald. Dit is voor rekening van de werkgever.

3. Nihilwaarderingen en gerichte vrijstellingen

Bepaalde zaken, zoals werkplekgerelateerde voorzieningen, kunnen onder nihilwaarderingen vallen. Deze tellen dan niet mee voor de vrije ruimte. Er zijn ook gerichte vrijstellingen voor bepaalde kosten, zoals reiskosten of studiekosten. Bedrijfsuitjes of feesten vallen hier echter niet onder, tenzij ze een duidelijk zakelijk karakter hebben.

Wanneer valt een bedrijfsuitje niet onder de WKR?

Het voordeligst is natuurlijk om het uitje buiten de wkr te houden. Bij de volgende activiteiten vallen de kosten buiten de wkr. 

1. Overwegend zakelijk karakter: Uitjes die primair een zakelijk doel dienen, zoals een training, cursus of vakbeurs, zullen buiten de wkr vallen. Hierbij is het belangrijk dat het zakelijke karakter aantoonbaar is en dat het uitje daadwerkelijk bijdraagt aan de zakelijke belangen van het bedrijf.

2. Bedrijfsuitje met meerwaarde: Wanneer een bedrijfsuitje of teambuilding een zakelijk karakter heeft, zoals een bedrijfspresentatie gecombineerd met een activiteit zoals teambuilding met honden, dan valt deze buiten de WKR en zijn de kosten 100% zakelijk en onbelast.

3. Op de vaste werkplek: Vergoedingen en verstrekkingen die op de vaste werkplek van de werknemer worden geconsumeerd, vallen niet onder de WKR. Dit betekent dat een kerstborrel of feest op kantoor in principe onbelast is. Hierbij geldt echter wel een uitzondering voor maaltijden; deze hebben namelijk een eigen waardering binnen de WKR.

4. Geen verstrekking aan werknemers: Als er geen sprake is van een verstrekking aan werknemers, dan valt het ook niet onder de WKR. Bijvoorbeeld als een uitje volledig wordt betaald door werknemers zelf.

5. Relatiedag: Een relatiedag valt niet onder de WKR. Met een relatiedag investeer je in je klanten zonder fiscale consequenties. Een correcte omschrijving op de eindfactuur is cruciaal om problemen met de fiscus te voorkomen.
6. Een vergadering of conferentie buiten de WKR: Vergaderingen buiten de deur op een inspirerende locatie, gecombineerd met een vergaderbreak, vallen niet onder de WKR. Het is belangrijk dat dit correct wordt vermeld op de eindfactuur.

Hoe organiseer je een volledig aftrekbaar teambuilding uitje?:

• • Geef het bedrijfsuitje een zakelijk karakter of voeg een inhoudelijk element toe.
  • Organiseer een uitje met meerwaarde, zoals teambuilding/trainingen die worden begeleid door een trainer.
  • Richt een personeelsvereniging op.
  • Feestjes en activiteiten in de eigen kantine of magazijn vallen niet onder de WKR.

Tips om de WKR druk te verminderen:

• Combineer het uitje met een vergadering inclusief lunch en/of diner.
• Combineer het personeelsuitje met een ander component uit de WKR, zoals het kerstpakket.
• Maak gebruik van regelingen voor jubileumjaren of medewerkers die al een aantal jaren in dienst zijn.

Extra tip: maak gebruik van de personeelsvereniging

Een personeelsvereniging is een effectief middel om bepaalde kosten buiten de Werkkostenregeling (WKR) te houden. Door een personeelsvereniging op te richten via de notaris en een bestuur aan te stellen, creëer je een aparte rechtspersoon die activiteiten kan organiseren voor het personeel. Zowel het bedrijf als de medewerkers kunnen financieel bijdragen aan deze vereniging. Lees meer hierover in ons artikel over wkr en personeelsvereniging. 

Disclaimer

De uiteindelijke afweging wordt altijd gemaakt door de belastingdienst, kijk hier voor het handboek loonheffingen voor de complete regeling. Voor specifieke gevallen is het altijd verstandig om je belastingadviseur te raadplegen en je goed te laten informeren. Aan dit artikel kunnen geen rechten worden ontleend.