Teambuilding en bedrijfsuitje en de WKR regeling

Het organiseren van bedrijfsuitjes, teambuilding activiteiten en feesten is een manier om werknemers te belonen, te motiveren en de teamgeest te versterken. Maar hoe worden deze kosten fiscaal behandeld onder de Werkkostenregeling (WKR) in Nederland? In deze blog duiken we in de fiscale aspecten en geven we inzicht in wat wel en niet mag onder de WKR.

Wat is de Werkkostenregeling (WKR)?

De Werkkostenregeling (WKR) is een fiscale regeling die het voor werkgevers mogelijk maakt om onbelaste vergoedingen aan werknemers te geven. Er is een bepaald budget, de zogenaamde ‘vrije ruimte’, waarbinnen vergoedingen en verstrekkingen onbelast kunnen blijven. Vergoedingen die buiten deze vrije ruimte vallen, worden belast tegen een eindheffing.

Teamuitje of personeelsfeest binnen de wkr regeling

1. De vrije ruimte van wkr

Als de totale kosten van alle vergoedingen en verstrekkingen, zoals bedrijfsuitjes, binnen de vrije ruimte van de WKR blijven, zijn deze onbelast. Dit betekent dat de werknemer hierover geen belasting hoeft te betalen en de werkgever evenmin.

In 2023 is de vrije ruimte tijdelijk verruimd tot 3% bij een loonsom van € 400.000,-. Dit betekent dat bij een loonsom van exact €400.000, de vrije ruimte €12.000 is. Dit maakt het dit jaar extra aantrekkelijk om gebruik te maken van de WKR.

Voorbeelden gebruik vrije ruimte:

• Bedrijfsuitje op de werkplek: De nihilwaardering geldt voor evenementen op de werklocatie. Voor maaltijden op de werkplek wordt €3,35 berekend tot het loon, maar dit kan ook worden aangewezen als eindheffingsloon.
• Bedrijfsbijeenkomst op externe locatie: De invulling van de bijeenkomst is van belang. Het zakelijke karakter moet de boventoon voeren.

2. Buiten de vrije ruimte

Als de kosten boven de vrije ruimte uitkomen, dan moet over het meerdere een eindheffing van 80 % worden betaald. Dit is voor rekening van de werkgever.

3. Nihilwaarderingen en gerichte vrijstellingen

Bepaalde zaken, zoals werkplekgerelateerde voorzieningen, kunnen onder nihilwaarderingen vallen. Deze tellen dan niet mee voor de vrije ruimte. Er zijn ook gerichte vrijstellingen voor bepaalde kosten, zoals reiskosten of studiekosten. Bedrijfsuitjes of feesten vallen hier echter niet onder, tenzij ze een duidelijk zakelijk karakter hebben.

Wanneer valt een bedrijfsuitje niet onder de WKR?

Het voordeligst is natuurlijk om het uitje buiten de wkr te houden. Bij de volgende activiteiten vallen de kosten buiten de wkr. 

1. Overwegend zakelijk karakter: Uitjes die primair een zakelijk doel dienen, zoals een training, cursus of vakbeurs, zullen buiten de wkr vallen. Hierbij is het belangrijk dat het zakelijke karakter aantoonbaar is en dat het uitje daadwerkelijk bijdraagt aan de zakelijke belangen van het bedrijf.

2. Bedrijfsuitje met meerwaarde: Wanneer een bedrijfsuitje of teambuilding een zakelijk karakter heeft, zoals een bedrijfspresentatie gecombineerd met een activiteit zoals teambuilding met honden, dan valt deze buiten de WKR en zijn de kosten 100% zakelijk en onbelast.

3. Op de vaste werkplek: Vergoedingen en verstrekkingen die op de vaste werkplek van de werknemer worden geconsumeerd, vallen niet onder de WKR. Dit betekent dat een kerstborrel of feest op kantoor in principe onbelast is. Hierbij geldt echter wel een uitzondering voor maaltijden; deze hebben namelijk een eigen waardering binnen de WKR.

4. Geen verstrekking aan werknemers: Als er geen sprake is van een verstrekking aan werknemers, dan valt het ook niet onder de WKR. Bijvoorbeeld als een uitje volledig wordt betaald door werknemers zelf.

5. Relatiedag: Een relatiedag valt niet onder de WKR. Met een relatiedag investeer je in je klanten zonder fiscale consequenties. Een correcte omschrijving op de eindfactuur is cruciaal om problemen met de fiscus te voorkomen.
6. Een vergadering of conferentie buiten de WKR: Vergaderingen buiten de deur op een inspirerende locatie, gecombineerd met een vergaderbreak, vallen niet onder de WKR. Het is belangrijk dat dit correct wordt vermeld op de eindfactuur.

Hoe organiseer je een volledig aftrekbaar teambuilding uitje?:

• • Geef het bedrijfsuitje een zakelijk karakter of voeg een inhoudelijk element toe.
  • Organiseer een uitje met meerwaarde, zoals teambuilding/trainingen die worden begeleid door een trainer.
  • Richt een personeelsvereniging op.
  • Feestjes en activiteiten in de eigen kantine of magazijn vallen niet onder de WKR.

Tips om de WKR druk te verminderen:

• Combineer het uitje met een vergadering inclusief lunch en/of diner.
• Combineer het personeelsuitje met een ander component uit de WKR, zoals het kerstpakket.
• Maak gebruik van regelingen voor jubileumjaren of medewerkers die al een aantal jaren in dienst zijn.

Extra tip: maak gebruik van de personeelsvereniging

Een personeelsvereniging is een effectief middel om bepaalde kosten buiten de Werkkostenregeling (WKR) te houden. Door een personeelsvereniging op te richten via de notaris en een bestuur aan te stellen, creëer je een aparte rechtspersoon die activiteiten kan organiseren voor het personeel. Zowel het bedrijf als de medewerkers kunnen financieel bijdragen aan deze vereniging. Lees meer hierover in ons artikel over wkr en personeelsvereniging. 

Disclaimer

De uiteindelijke afweging wordt altijd gemaakt door de belastingdienst, kijk hier voor het handboek loonheffingen voor de complete regeling. Voor specifieke gevallen is het altijd verstandig om je belastingadviseur te raadplegen en je goed te laten informeren. Aan dit artikel kunnen geen rechten worden ontleend.