Een succesvol bedrijfsevenement organiseren in eenvoudige stappen.
Het plannen en organiseren van een bedrijfsevenement kan een ontmoedigende taak zijn. Deze heeft aandacht voor detail, zorgvuldige coördinatie en effectieve communicatie nodig. Het is belangrijk om het proces helder en doelgericht te benaderen. Of je een conferentie, bedrijfsfeest of teambuilding activiteit voor je bedrijf moet organiseren
1: Het doel van je event begrijpen
Bij het plannen van een bedrijfsevenement is het essentieel om het doel ervan duidelijk te begrijpen. Dit dient als basis voor al je toekomstige beslissingen en acties. Of je nu een teambuilding, een bedrijfsuitje of een productpresentatie organiseert. Het definiëren van de doelstellingen zal je helpen om gefocust te blijven. Daarnaast zorgt het ervoor dat alles in lijn is met je doelen.
Om het doel van je evenement te bepalen, moet je jezelf een aantal belangrijke vragen stellen. Wat hoop je te bereiken met dit evenement? Bijvoorbeeld:
Is het bedoeld om leads te genereren.
Naamsbekendheid te bevorderen
Nieuwe klanten aan te trekken.
Medewerkers te belonen voor hun harde werk?
Als je eenmaal je doel hebt bepaald, communiceer dit dan duidelijk met je team zodat iedereen op één lijn zit. Hoe meer mensen begrijpen waarom ze betrokken zijn bij het plannen van dit evenement en hoe hun inspanningen bijdragen aan het succes ervan, hoe gemotiveerder ze zullen zijn om het beste van zichzelf te geven.
2: Bepaal het publiek voor jouw bedrijfsevenement
Bij het plannen van een bedrijfsevenement is het overwegen van je doelgroep belangrijk. Identificeer wie je op je evenement wilt hebben. Dit zal alle andere aspecten van je planning sterk beïnvloeden.
Je doelen en aanleiding kennen:
Voordat je beslist over je doelgroep, is het cruciaal om het doel van het evenement goed te begrijpen. Organiseer je een netwerkgelegenheid voor professionals uit de branche? Of is het misschien een klantendag? Zo kun je beter bepalen wie er uitgenodigd moet worden.
Doelgroep bepalen voor jouw bedrijfsevent:
Houd vervolgens rekening met factoren zoals leeftijdsgroep, beroep, interesses en bedrijfstak. Bedenk of je evenement gericht is op een specifieke doelgroep. Of moet het een breder publiek aanspreekt. Met deze kennis kun je elk aspect van het evenement afstemmen op hun voorkeuren en behoeften.
3: Een realistisch budget vaststellen
Om te beginnen is het cruciaal om een duidelijk inzicht te hebben in de totale financiële middelen die beschikbaar zijn voor je evenement. Dit omvat niet alleen het specifieke bedrag dat door je organisatie is toegewezen. Maar ook factoren zoals mogelijke sponsoring of partnerschappen die kunnen bijdragen.
Nadat je het totale budget hebt bepaald:
Is het essentieel om de verschillende kosten voor het organiseren van je bedrijfsevenement uit te splitsen. Denk hierbij aan zaalhuur, catering, audiovisuele apparatuur, transportkosten, marketingkosten en nog veel meer.
Denk ook aan diverse uitgaven zoals drukwerk of het inhuren van extra personeel als dat nodig is. Het is altijd verstandig om wat geld opzij te zetten voor onvoorziene omstandigheden. Of last-minute behoeften die kunnen ontstaan tijdens het planningsproces.
Het is belangrijk dat je geen verborgen kosten over het hoofd ziet bij het bepalen van het budget. Bijkomende kosten kunnen bijvoorbeeld uitnodigingen, servicekosten, fooien of overwerk zijn. Deze moeten worden meegenomen in je berekeningen zodat je later niet voor verrassingen komt te staan.
4: Een thema en indeling kiezen
Het gekozen thema moet niet aanslaan bij je beoogde publiek. Maar moet ook je merkidentiteit weerspiegelen. Het moet aansluiten bij de missie, visie en algemene esthetiek van je bedrijf. Zo kun je de naamsbekendheid bij de aanwezigen versterken. Waardoor ze positieve associaties over je organisatie achterlaten.
Als je eenmaal een thema hebt gekozen, is het tijd om na te denken over de opzet van je evenement. Wordt het een conferentie van een hele dag met verschillende sessies? Of misschien een walking dinner ’s avonds gevolgd door gezellig entertainment? Houd bij het bepalen van de indeling rekening met factoren zoals:
De duur, de flexibiliteit van het schema en de mate van betrokkenheid van de deelnemers.
Het is belangrijk om een balans te vinden tussen informatieve inhoud en boeiende activiteiten. Zodat deelnemers zich zowel geïnformeerd als vermaakt voelen op het bedrijfsevenement.
Vergeet niet om rekening te houden met unieke logistieke vereisten voor specifieke formats. Bijvoorbeeld als je teambuildingactiviteiten buiten plant en rekening moet houden met de weersomstandigheden. Of met technologische aspecten zoals AV-apparatuur voor presentaties. Zorg ervoor dat alle nodige regelingen ruim van tevoren worden getroffen. Zo voorkom je verassingen op het laatste moment.
5: Een geschikte evenementenlocatie kiezen
Een van de eerste dingen waar je aan moet denken is de toegankelijkheid van de locatie. Je wilt er zeker van zijn dat de locatie gemakkelijk bereikbaar is voor alle deelnemers. Denk aan factoren als de nabijheid van vliegvelden, openbaar vervoer en parkeergelegenheid.
Denk ook aan de capaciteit van de locatie. Zorg ervoor dat het comfortabel is voor alle deelnemers zonder dat het te krap is. Het is belangrijk om een balans te vinden tussen voldoende ruimte voor activiteiten en toch een intieme sfeer creëren waarin gasten zich betrokken voelen.
Overweeg ook eventuele specifieke voorzieningen die je nodig hebt voor je evenement. Heb je audiovisuele apparatuur nodig? Zijn er cateringdiensten voor eten en drinken beschikbaar op locatie?
De sfeer en esthetiek van de locatie moeten passen bij het thema. Als je bijvoorbeeld een formeel congres of workshop organiseert, is een stijlvolle locatie met moderne faciliteiten geschikter dan een informele buitenlocatie. Controleer bij populaire locaties op tijd de beschikbaarheid.
Maar in sommige gevallen is jullie eigen locatie ook geschikt voor jouw evenement. Hierdoor heb je geen budget nodig voor de locatie. Dit kan je dan gebruiken om dat uniek bedrijfsevenement te organiseren. Denk bijvoorbeeld aan decoratie die het event tot een succes te maken
6: De logistiek van de dag plannen
Het plannen van de logistiek van een bedrijfsevenement is cruciaal voor het succes en de soepele uitvoering ervan. Van het regelen van vervoer tot het organiseren van accommodaties. Elk detail moet zorgvuldig worden overwogen.
Vervoer regelen
Zorg ervoor te dat je evenement gemakkelijk is te bereiken. Je kunt overwegen om vervoersopties aan te bieden. Zoals pendeldiensten vanaf aangewezen opstappunten of het regelen van groepsvervoer.
Als je verwacht dat internationale deelnemers komen vliegen voor je bedrijfsevenement. Moet je ervoor zorgen dat je luchthaventransfers regelt. of geef duidelijke instructies over hoe ze hun accommodatie gemakkelijk kunnen bereiken.
Catering
Het regelen van eten is een belangrijk deel van het plannen voor een succesvol bedrijfsevenement. Bij het kiezen van de juiste cateringdiensten moet je rekening houden met:
Dieetbeperkingen (vegetarisch/veganistisch), culturele overwegingen (halal/ koosjer) en maaltijdkeuzes (buffet/zittend).
Werk nauw samen met gerenommeerde cateraars. Zorg dat ze ervaring hebben met het afhandelen van grootschalige evenementen. Zorg voor goede communicatie met hen over menukeuzes. Daarnaast is het belangrijk om de catering af te stemmen met andere leveranciers. Op deze manier kan iedereen zijn benodigde tijd gebruiken om zich voor te bereiden.
A/V-apparatuur
Audiovisuele (A/V) apparatuur is nodig voor:
Presentaties, paneldiscussies en alle multimedia-elementen tijdens je bedrijfsevenement. Werk nauw samen met een betrouwbare A/V-leverancier. Zij weten precies wat nodig is zoals:
Projectoren, schermen, microfoons en luidsprekers goed is ingesteld en goed werkt.
Teambuilding moet
heel leuk
interactief
geen hard werk
zijn
- Leuke en nieuwe teambuilding spellen
- Full-service evenementenbedrijf
- Ervaren gastheren/vrouwen
- Eigen professionele audiovisuele apparatuur
- Locatie-sourcing diensten
- Activiteiten op maat voor de behoeften van uw team
