10 Timemanagement tips; verhoog je productiviteit

Timemanagement is een van de belangrijkste vaardigheden die mensen vaak onderschatten of over het hoofd zien. Het belang ervan kan echter niet worden betwijfeld, omdat het onze productiviteit direct beïnvloedt en dus ons algehele succes bepaalt.

Vraag je je af waarom? Denk even na over je dagelijkse routine: vanaf het moment dat we wakker worden tot het moment dat we ’s avonds naar bed gaan, komt elke tik van de klok overeen met een activiteit die gaande is. Of je je uren nu multitaskt tussen persoonlijke, professionele en sociale verantwoordelijkheden of ze gewoon verspilt door niets productiefs te doen; uiteindelijk hangen al deze resultaten af van hoe goed je je tijd kunt beheren.

De basis van goed timemanagement

De basisprincipes van timemanagement zijn niet zo moeilijk te begrijpen als je misschien denkt. In de kern gaat effectief tijdbeheer over bewust beslissen hoe en waar je je kostbaarste bezit – je tijd – gebruikt. Net als geld op de bank begint iedereen elke dag met een vast aantal beschikbare uren. Hoe we die besteden kan ons succes enorm beïnvloeden.

Timemanagement gaat niet per se over harder werken of je door taken heen haasten, maar eerder over slimmer werken. Het is je tijd verdelen op basis van prioriteiten, zodat elke taak de aandacht krijgt die hij verdient zonder dat je op het laatste moment alles in één keer probeert af te ronden.

Als je grip krijgt op effectieve manieren om je dagelijkse activiteiten te plannen en te controleren, zal dat de productiviteit en efficiëntie aanzienlijk verhogen en het stressniveau in elke snelle omgeving verlagen. Goed timemanagement zorgt er niet alleen voor dat mensen hun verantwoordelijkheden tussen werk en privé beter in balans kunnen brengen; het zorgt er ook voor dat ze vooruitgang boeken in het bereiken van hun doelen op lange termijn.

Als een combinatie van kunst en wetenschap is er geen pasklare oplossing als het gaat om het efficiënt beheren van je eigen persoonlijke agenda: in plaats daarvan moeten individuen van alle rangen en standen unieke strategieën ontwikkelen die speciaal voor henzelf zijn gemaakt, terwijl ze algemene principes opnemen die universeel van toepassing zijn, ongeacht de betrokken persoon zijn/haar pogingen om deze cruciale vaardigheden onder de knie te krijgen die essentieel zijn in de wereld van de eenentwintigste eeuw!

Top 10 timemanagement tips zodat je productiever wordt

Time management zorgt ervoor dat je jouw tijd beter besteed waardoor je minder tijd kwijt bent aan zaken die belangrijk zijn. Dit zorgt niet alleen voor een verhoogde effectiviteit maar ook voor minder stress. Bekijk hier onze beste timemanagement tips. 

1. Managen van je tijd door te weten waar je het aan besteed

De eerste stap in effectief tijdbeheer is begrijpen hoe je je tijd besteedt. Vaak voelen we ons overweldigd omdat we denken dat er niet genoeg uren in een dag zitten om alles op ons lijstje te doen. Als je echter dieper graaft in waar je tijd elke dag eigenlijk naartoe gaat, ontdek je vaak verrassende plekken waar hij weglekt.

Begin met een zelfonderzoek van je gemiddelde periode van 24 uur. Waar worden die momenten doorgebracht? Buiten werktijd, welke verantwoordelijkheden heb je thuis of binnen groepen? Neem elke activiteit mee, van boodschappen doen of sporten tot scrollen op sociale media of tv kijken.

Denk na over zowel actieve als passieve ervaringen: Wat kost je de meeste energie versus wat zorgt voor ontspanning? Deze beoordeling helpt bij het herdefiniëren van mazen in de wet en het identificeren van inactieve perioden waarin de productiviteit kan worden verhoogd zonder stress of overwerk toe te voegen.

Door een nauwkeurig beeld te krijgen van de ‘bestede tijd’, ontwikkelen we basiskennis waarmee we beter geïnformeerde beslissingen kunnen nemen over hoe we onze schema’s het beste kunnen aanpassen voor een optimale productiviteit, waardoor we controle krijgen over onze eigen tijd in plaats van ons chronisch onderworpen te voelen aan eisen van buitenaf.

2. Prioriteiten stellen met eisenhower matrix

Het creëren van een efficiënte takenlijst is vaak een weerspiegeling van je vermogen om onderscheid te maken tussen essentiële en niet-essentiële taken. Dit betekent dat je beslist welke taken van fundamenteel belang zijn voor het bereiken van de resultaten die je wilt en dat je je daarop concentreert boven andere taken. 

Overweeg gebruik te maken van ‘de Eisenhower matrix’, een beproefd hulpmiddel bij het nemen van beslissingen op basis van urgentie en belangrijkheidsdrempels voor verschillende taken. Het helpt je om taken in vier categorieën te verdelen: urgent-belangrijk, belangrijk-niet urgent, niet belangrijk-dringend, minder kritisch-minder dringende zaken.

Als je je dag opbouwt rond activiteiten met een hoge prioriteit, kom je sneller dichter bij het bereiken van belangrijke doelen dan wanneer je doelloos door elke werkdag zwerft en niet weet wat de volgende stap is.

Zorg ervoor dat je haalbare doelen stelt. Die je door middel van goede prioriteiten te stellen ook kunt behalen. Is een taak te groot, die deze dan in kleine stappen. 

3. Gebruik een planningstool

Planningstools helpen je door visueel in kaart te brengen hoe je uren, dagen, weken en zelfs maanden indeelt. Met deze visualisatie krijg je een duidelijk beeld van wat je te wachten staat, zodat je effectief kunt plannen en rekening kunt houden met drukke tijden of mogelijke conflicten in je planning.

Digitale planningstools hebben nog een extra voordeel: ze kunnen je met meldingen herinneren aan komende taken of afspraken. Dit verkleint de kans dat je belangrijke deadlines of afspraken vergeet, wat de efficiëntie negatief kan beïnvloeden.

Maar vergeet niet dat het bezitten van mooie planningshulpmiddelen niets betekent als je ze niet consequent gebruikt! Houd je dus strikt aan het planningssysteem dat je kiest; vul het regelmatig in met zowel persoonlijke als professionele verplichtingen, inclusief belangrijke data en stel op tijd herinneringen in.

4. Organiseer je

De eerste stap naar organisatie begint met opruimen – dit houdt in dat je overbodige elementen wegdoet die in de weg kunnen staan om je te concentreren op wat belangrijk is. Dit kan van alles zijn, van onnodige e-mails die je inbox onnodig overspoelen tot overbodige spullen die op je werkplek rondslingeren en je afleiden. Zorg bevorderd efficiënt werken.

Ten tweede, overweeg om een lijst te maken van alle lopende en komende taken op basis van belangrijkheid en urgentie – ook bekend als prioriteren. Dit helpt om de activiteiten voor de komende dag of week te stroomlijnen, zodat je elke ochtend een positieve kickstart hebt zonder verwarring over waar je moet beginnen.

Verdeel bovendien grotere projecten in behapbare delen of fasen – een effectieve methode die vaak ‘chunking’ wordt genoemd. Zo’n aanpak helpt om effectiever door grote taken te navigeren en de druk weg te houden; vergeet niet dat Rome niet op één dag is gebouwd!

5. Plan op de juiste manier

Succesvol plannen begint met het herkennen van het verschil tussen dringende en belangrijke taken. Dringende taken hebben directere deadlines, terwijl belangrijke taken direct bijdragen aan het bereiken van langetermijndoelen of belangrijke resultaten. Inzicht in dit onderscheid helpt om duidelijkheid te scheppen bij het opstellen van je dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse agenda.

Het is ook verstandig om bij het plannen van taken rekening te houden met je energieniveau gedurende de dag. De meeste mensen hebben pieken (wanneer ze zich het meest energiek voelen) en dalen (wanneer ze meestal moe zijn). Probeer, indien mogelijk, veeleisend werk met een hoge concentratie af te stemmen op deze piekperioden, wat de productiviteit ten goede zou moeten komen.

De volgende stap is blokplanning – het toewijzen van specifieke stukken tijd voor verschillende soorten activiteiten of gelijksoortige taken in één keer vermindert de contextschakelvertraging, waardoor je over het algemeen meer gefocust en efficiënter bent.

Vergeet tot slot niet om buffertijden in te bouwen tussen vergaderingen of projecten – dit voorkomt overloopeffecten op verplichtingen door onverwachte vertragingen of overschrijdingen van eerdere afspraken die latere planningen verstoren.

6. Delegeer: Vraag hulp aan anderen

Je tijd beheren gaat niet alleen over wat je zelf kunt doen, maar ook over hoe goed je de inspanningen van anderen kunt gebruiken om taken efficiënt en effectief af te krijgen. De vaardigheid van delegeren is essentieel bij tijdmanagement.

Als je alles zelf probeert te doen, leidt dat vaak tot een burn-out, vermindert de productiviteit en kost het je meer tijd dan nodig is. Hier ontstaat de behoefte aan delegeren – teamleden of collega’s om je heen aanmoedigen om naar voren te stappen en te helpen met bepaalde taken.

Delegeren hoeft niet te betekenen dat je je werk uit de weg gaat; het weerspiegelt juist effectief leiderschap waarbij belang wordt gehecht aan teamwerk en efficiënt gebruik van de beschikbare middelen – zowel menselijke als niet-menselijke middelen. Met een collectief vertrouwen in elkaars capaciteiten en een sterk verlangen om samen gemeenschappelijke doelen te bereiken, maakt het delegeren van verantwoordelijkheden de workflow soepeler waardoor veel tijd wordt bespaard.

7. Stop met uitstellen

Uitstelgedrag – een gewoonte die voor velen geldt, maar voor iedereen destructief is. Taken uitstellen lijkt misschien een tijdelijke oplossing voor je overweldigende agenda, maar het is eigenlijk een van de belangrijkste obstakels voor effectief tijdmanagement.

Het uitstellen van activiteiten die je veeleisend of ongemakkelijk vindt lijkt op het eerste gezicht verleidelijk, snelle afleiding omarmen zorgt voor een onmiddellijke bevredigingsbubbel, waardoor je taken kunt negeren die onmiddellijke aandacht nodig hebben. Op de lange termijn leidt dit echter alleen maar tot meer stress en uitputting, omdat uitgestelde verplichtingen zich hoger en sneller opstapelen dan ooit tevoren en tot bergen van ongerustheid worden.

De sleutel tot het overwinnen van uitstelgedrag begint met begrijpen waarom we onszelf eraan overgeven. Over het algemeen leiden onaangename emoties of angsten die samenhangen met bepaalde taken tot onze reflexmatige actie om ze uit te stellen; of het nu faalangst, perfectionisme of gewoon gebrek aan interesse is.

Het creëren van een efficiënte strategie tegen deze gewoonteontmoedigers kan je vaardigheden op het gebied van tijdmanagement drastisch verbeteren en tegelijkertijd je stressniveau verlagen. Jezelf dwingen om meteen aan complexe projecten te beginnen werkt niet altijd, omdat sterke negatieve emoties een rol spelen en als een geduchte muur fungeren die elke vooruitgang tegenhoudt.

8. Afleidingen beheersen 

Een belangrijke factor bij het beheren van tijdverspillers is identificatie en bewustzijn. Het identificeren van de gewoonten die je kostbare uren verspillen, stelt je in staat om de omvang en de impact van deze activiteiten op je productiviteit te begrijpen. Het kan variëren van veel praten met collega’s tot te veel tijd besteden aan het perfectioneren van kleine details in je werk.

Sociale media kunnen voor veel mensen een belangrijke boosdoener zijn als het gaat om het verspillen van kostbare minuten of zelfs uren tijdens hun werkdagen. Platformen als Facebook, Instagram en Twitter zijn ontworpen met de betrokkenheid van de gebruiker als uitgangspunt, wat betekent dat je eindeloos kunt scrollen zonder te beseffen hoeveel tijd je verliest tussen die leuke feeds en likes.

Daarnaast kunnen inefficiënte vergaderingen ook dienen als een aanzienlijke belemmering voor productieve resultaten gedurende de dag – onduidelijke agenda’s leiden nergens toe of discussies die langer duren dan de toegewezen vergadertijd vreten direct aan andere belangrijke taken die voor die dag gepland staan.

9. Vermijd multitasken

In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, verhoogt multitasken de productiviteit niet en bespaart het ook geen tijd. In plaats daarvan leidt het vaak tot verminderde efficiëntie en werk van slechte kwaliteit omdat je aandacht verdeeld is over meerdere taken tegelijk. De wetenschap vertelt ons dat onze hersenen niet zijn ingesteld op succesvol multitasken – we presteren het beste als we één taak tegelijk aanpakken.

Maar hoe maak je de overgang van seriële multitasker naar gefocuste single tasker? De eerste stap is erkennen dat het heen en weer schakelen tussen taken op de korte termijn misschien efficiënt lijkt, maar dat in werkelijkheid meestal niet is.

Vervolgens ontwikkel je discipline – de discipline die nodig is om je op elk moment op slechts één ding te concentreren. Dit betekent dat je doelbewust moet beslissen welk item je onverdeelde aandacht verdient voordat je verder gaat met een andere taak.

Begin met blokplanning: wijd specifieke perioden van je dag alleen aan het voltooien van één bepaalde activiteit of project in plaats van te jongleren met allerlei verschillende activiteiten. Je zult al snel merken dat je op deze manier meer gedaan krijgt!

Leren om “nee” te zeggen kan ook helpen om multitasken te voorkomen – vooral bij taken of verantwoordelijkheden die buiten je kerndoelen vallen – en zal je helpen om geconcentreerd te werken aan het bereiken van gestelde doelen, waardoor je algehele prestaties verbeteren en je stressniveau aanzienlijk daalt.

10. Blijf gezond

Als je goed voor jezelf zorgt, verhoog je niet alleen je energieniveau, maar verbeter je ook je focus en cognitief functioneren, waardoor je taken nauwkeuriger en sneller kunt aanpakken. Regelmatige lichamelijke activiteit heeft een positieve invloed op je stemming doordat endorfine vrijkomt – feel-good hormonen waarvan bekend is dat ze stress bestrijden en gevoelens van geluk en ontspanning oproepen – waardoor je taken met een positieve instelling kunt aanpakken.

Als je voeding beschouwt als onderdeel van gezond blijven voor beter tijdmanagement, dan kan het eten van voedingsmiddelen die rijk zijn aan vitamines, omega-3 vetzuren het geheugen scherper maken en de hersenfunctie stimuleren, terwijl het vermijden van overmatige cafeïne of suiker energiecrashes voorkomt die de werkstroom kunnen verstoren.

Bovendien zorgt constante hydratatie ervoor dat de hersenen goed gevoed blijven, zodat je je beter kunt concentreren tijdens lange werkuren zonder onnodige pauzes te nemen om je uitgeputte mentale vermogens weer op te laden.

Voldoende slapen zou in dit verband ook een niet-onderhandelbaar iets moeten zijn. Slechte slaappatronen tasten niet alleen iemands enthousiasme voor het werk aan, maar hebben ook een verminderde aandachtsspanne aangetoond, wat leidt tot een verminderde efficiëntie bij het voltooien van taken.